TechFlow organise des événements en présentiel, comment assurer la sécurité et se conformer aux lois et réglementations ?
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TechFlow organise des événements en présentiel, comment assurer la sécurité et se conformer aux lois et réglementations ?
Pour l'organisateur, la meilleure approche a toujours été « de contrôler les risques maximums au moindre coût ».
Dédié à des analyses Web3 approfondiesRédaction : Manqin
Dans l'univers Web3, organiser des événements est presque devenu une norme incontournable pour tout projet. Vous voulez plus de visibilité ? Vous cherchez des partenariats ? Organiser ou participer à des événements constitue sans doute l'une des meilleures façons de répondre à ces deux besoins.
Vous êtes-vous rendus au Web3 Festival récemment organisé à Hong Kong ? En plus du grand sommet principal, ce festival a vu proliférer une myriade d'événements satellites : cocktails, after-parties, salons techniques, meetups, réunions privées, hackathons et forums. On peut dire que le mois d’avril à Hong Kong a été extrêmement saturé en activités Web3.
Cependant, beaucoup d’organisateurs pensent qu’organiser un événement revient simplement à planifier un déroulement, inviter quelques intervenants, trouver un lieu ou une plateforme, puis faire de la promotion — une tâche simple !
En réalité, l’organisation d’événements comporte de nombreuses obligations réglementaires. Le secteur Web3, qui cumule des caractéristiques financières, technologiques et transnationales, présente des risques juridiques bien supérieurs à ceux des autres secteurs. Ignorer ces aspects réglementaires peut s’avérer être une grave erreur.
C’est pourquoi, dans cet article, l’avocat Manqin adopte le point de vue des organisateurs d’événements pour analyser, à partir de logiques réelles et de bonnes pratiques concrètes, les questions juridiques fréquentes liées aux événements Web3 ainsi que des stratégies pragmatiques pour y faire face, afin d’aider les projets et leurs équipes opérationnelles à « organiser des événements conformément à la loi ».
La logique tripartite de la conformité lors d’un événement
Les événements Web3 sont sensibles non seulement parce qu’ils flirtent avec les cryptomonnaies, mais aussi parce qu’ils touchent à de nombreux domaines gris, transversaux aux industries, aux territoires et aux statuts juridiques.
Par conséquent, la véritable question que doivent se poser les organisateurs est celle-ci : aux stades de la conception, de l’exécution et du suivi de l’événement, ai-je pleinement rempli mes obligations, anticipé et maîtrisé tous les risques potentiels ?
Étape 1 : Phase de conception de l’événement
Quel type d’événement souhaitez-vous organiser ? C’est la première étape fondamentale de toute analyse de conformité.
Lorsqu’ils planifient un événement, de nombreux organisateurs Web3 s’arrêtent souvent à des étiquettes superficielles comme « partage technique » ou « rassemblement communautaire ». Pourtant, du point de vue réglementaire, ce qui compte vraiment, c’est la nature réelle du contenu et l’objectif poursuivi :
S’agit-il de promouvoir un jeton ? D’organiser un financement ? De faciliter l’activité en Chine continentale pour une plateforme étrangère ?
Ces éléments déterminent le niveau de risque réglementaire de votre événement, et non le nom que vous lui donnez.
D’après son expérience personnelle, l’avocat Manqin classe les événements physiques Web3 en trois catégories selon leur niveau de risque réel :
Événements à faible risque
Par exemple, des hackathons purement techniques (comme ETHGlobal), des ateliers de développement ou des échanges privés entre développeurs. Ces événements se concentrent sur le code ou les produits, sans lien avec le financement ni promotion de jetons, et présentent donc un risque global limité. Toutefois, il convient d’éviter d’utiliser des jetons comme prix ou de relier les résultats à des projets tokenisés, afin de ne pas susciter l’accusation de « dissimuler un lancement de jeton sous couvert technique ».
Événements à risque modéré
Il s’agit généralement de sommets sectoriels, de lancements de produits, de meetups ou de cocktails ayant une dimension « promotionnelle » ou de « pré-lancement marketing ». Bien que cela semble anodin sur le plan social, si les intervenants abordent des projets liés à des cryptomonnaies, si les médias relaient fortement l’événement ou si les participants ont des profils variés, cela peut être perçu comme un « marketing déguisé ». Il est donc crucial de sélectionner soigneusement les participants, en particulier les orateurs, et d’éviter d’engager des influenceurs de la crypto pour animer l’événement, afin de ne pas créer de chaîne implicite d’association avec des jetons.
Événements à haut risque
Ces événements sont directement liés au financement ou aux jetons, par exemple des rencontres privées de levée de fonds, des réunions exclusives avec des investisseurs ou des roadshows de jetons. Si ces événements s’adressent à des investisseurs de Chine continentale, ils risquent fortement de violer les interdictions relatives à l’émission illégale de titres ou à la collecte de fonds illégale. Pour réduire ces risques, il est recommandé de fixer des critères d’accès stricts (par exemple, restreindre aux institutions agréées à l’étranger, exclure toute référence à des cryptomonnaies), de limiter la diffusion des documents aux seuls destinataires hors de Chine, de ne jamais mentionner « perspectives de prix » ou « rendement attendu », et de conserver des archives prouvant la conformité.
Beaucoup d’organisateurs pensent : « Mon événement a lieu à Hong Kong, où est le problème ? » Attention : si votre contenu ou sa diffusion atteint des utilisateurs de Chine continentale, même si l’événement se tient à l’étranger, les autorités pourraient considérer que vous fournissez un service aux résidents de Chine continentale.
Ainsi, le risque d’un événement ne dépend pas uniquement de son lieu ou de son nom, mais surtout de ce qui est dit, de qui écoute, et de la circulation éventuelle de fonds.
Par ailleurs, lorsque des personnes étrangères, des mineurs ou des professionnels exerçant certaines fonctions spécifiques (comme des acteurs du secteur financier) participent, certaines législations locales exigent un dépôt de déclaration ou une autorisation spécifique. Négliger ces exigences peut entraîner des enquêtes ou sanctions, même si l’événement en lui-même n’est pas illégal, notamment en cas de vérification insuffisante des identités.
Lors de la conception de l’événement, l’avocat Manqin recommande trois actions essentielles :
1) Classer l’événement selon sa nature réelle, en fonction de son contenu et de ses objectifs ;
2) Définir clairement la portée géographique de l’événement, notamment s’il touche des utilisateurs de Chine continentale, des zones sensibles ou implique une communication transfrontalière ;
3) Établir dès le départ une « ligne rouge de conformité » : définir ce qui ne doit pas être dit, les documents qui ne doivent pas être diffusés, et les personnes qui ne doivent pas être invitées.
Gardez à l’esprit : vous ne concevez pas seulement un programme, vous construisez un récit conforme à la réglementation. Une mauvaise classification au départ compromettra toute la suite, peu importe les précautions prises ensuite.
Étape 2 : Phase d’exécution de l’événement
Une fois le programme arrêté, vient la phase de mise en œuvre concrète. Or c’est précisément à ce stade que des négligences ponctuelles peuvent provoquer des problèmes réglementaires.
Tout organisateur sait que la théorie du plan et la réalité de l’exécution sont souvent très différentes. Dans la pratique, de nombreux problèmes ne résultent pas d’une intention malveillante, mais d’erreurs commises involontairement durant l’exécution.
L’avocat Manqin identifie trois points critiques dans cette phase :
(1) Le contenu promotionnel franchit-il la ligne rouge ?
De nombreux organisateurs, lors de la création de supports promotionnels, de diapositives PowerPoint ou de communiqués de presse, utilisent par mégarde des termes trompeurs. Les expressions suivantes sont particulièrement à surveiller :
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« Bientôt en ligne / lancement du jeton / cotation »
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« Airdrop », « pré-achat », « jeton à potentiel X fois »
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« Série financée par un fonds renommé », « soutien d’un VC célèbre »
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Prévisions de prix, descriptions de rendement ou de retour sur investissement
Dès qu’ils apparaissent, ces termes peuvent conduire les régulateurs à soupçonner une « campagne de vente de jetons » ou une « collecte de fonds auprès du public », assimilables à des activités financières illégales.
Il est donc vivement conseillé d’instaurer un mécanisme de relecture juridique systématique pour tous les supports promotionnels. Un avocat ou un juriste devrait examiner chaque affiche, publication, livret d’événement ou présentation des intervenants, afin de clarifier quelles informations peuvent être partagées en privé mais ne doivent pas être publiques.
(2) Les interventions sur place comportent-elles des risques ?
Lors de forums ou de meetups, le contenu des prises de parole est souvent difficile à contrôler. Mais attention : tant que l’événement est organisé par vous, la responsabilité du contenu peut vous revenir.
En pratique, les autorités ne s’intéressent pas seulement à savoir si l’organisateur a personnellement fait de la promotion. Tant que vous êtes l’organisateur ou la plateforme hôte, toute divulgation publique par un intervenant, l’apparition d’une feuille de route de jeton dans une diapositive, ou une allusion à une opportunité de trading pendant une interview, peut suffire à vous faire tenir pour responsable d’un manquement à votre devoir de contrôle, et vous exposer à des risques conjoints.
Un autre piège réglementaire courant est le soutien indirect à des plateformes ou services étrangers. Par exemple, si un projet inclut dans l’événement une intervention d’un représentant de plateforme, un QR code menant à un site d’inscription, ou une démonstration intégrée d’un produit technique, même si l’organisateur n’est pas directement impliqué dans les cryptomonnaies ou les transactions, il pourrait être accusé de « faciliter l’activité en Chine d’une plateforme étrangère », ce qui peut être qualifié d’aide à des activités financières illégales.
Par conséquent, les organisateurs doivent impérativement valider à l’avance le contenu des interventions et rappeler clairement aux orateurs, sur place, de ne pas inciter à l’investissement, de ne pas présenter de logique de trading ni suggérer des évolutions de prix. Ils doivent également garder un contrôle actif sur les échanges pendant l’événement.
(3) Les aspects financiers et du lieu présentent-ils des failles ?
Ne sous-estimez pas la sensibilité réglementaire liée à la vente de billets ou à la réception de parrainages. Le fait de percevoir des entrées ou des sponsors en actifs cryptographiques varie fortement selon les réglementations locales. Par exemple, en Chine continentale, les autorités ont clairement interdit à plusieurs reprises l’utilisation de monnaies virtuelles comme moyen de paiement. Si un événement facture en USDT ou en autre jeton, cela peut être considéré comme fournir un service de paiement en cryptomonnaie, et donc comme une « activité financière illégale ».
Même dans des lieux relativement ouverts comme Hong Kong ou Dubaï, si le sponsor est une plateforme étrangère non agréée ou une institution d’investissement crypto sensible, l’organisateur peut être perçu comme aidant un prestataire de services d’actifs virtuels non autorisé à développer ses activités, surtout si l’événement inclut une promotion de projet ou une visibilité de marque.
Le choix du lieu comporte aussi des exigences réglementaires : le lieu est-il légal ? Est-il ouvert au public ? Doit-on déclarer temporairement l’événement ? Le nombre de participants dépasse-t-il la limite autorisée ? Y a-t-il des participants étrangers ou des représentants de pays sensibles ? Beaucoup d’organisateurs ignorent ces questions en phase de planification, mais dans certaines juridictions comme la Chine continentale, cela peut mener à une qualification de « rassemblement illégal » ou « exercice d’activité depuis l’étranger ». À Hong Kong, il faut aussi veiller à utiliser des espaces à usage commercial et informer clairement le propriétaire ou la gestion immobilière du contenu de l’événement, afin d’éviter tout conflit lié à la nature « crypto ».
En dehors de ces trois points, l’utilisation des données et des images devient un nouveau domaine à haut risque réglementaire. L’enregistrement audiovisuel complet, la collecte d’informations sur les participants ou le streaming sur les réseaux sociaux, s’ils sont effectués sans autorisation explicite ou sans information préalable sur l’usage prévu, peuvent violer les droits à l’image et à la vie privée des participants, voire enfreindre des règles sur le transfert transfrontalier des données.
Étape 3 : Phase de bilan post-événement
L’événement est terminé : tout est réglé ? Pas nécessairement, selon l’avocat Manqin.
Dans la pratique, de nombreux projets ont été sanctionnés non pas à cause de ce qui s’est passé sur place, mais à cause des « traces » laissées après l’événement. En particulier sur les réseaux sociaux, dans les archives de données ou dans les flux de parrainage, une mauvaise gestion peut devenir une brèche pour les enquêtes ultérieures.
L’avocat Manqin souligne donc : un cycle complet de conformité doit inclure une gestion rigoureuse du bilan après événement.
(1) Disposez-vous de « preuves de conformité » ?
Après l’événement, il est essentiel de conserver les documents clés suivants, pour faire face à d’éventuelles demandes d’information ou enquêtes :
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Les textes d’intervention, les diapositives ou un résumé des discours ;
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Les enregistrements audio/vidéo (s’ils existent) ;
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Les versions finales des supports promotionnels et la liste des canaux de diffusion ;
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Les informations de base des participants (si collectées) ;
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Les contrats de location de salle ou de parrainage ;
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Le détail des recettes et dépenses, notamment toute trace relative à des paiements en jetons.
Ces documents ne servent pas à une déclaration proactive, mais permettent, en cas de contrôle, de prouver l’intention conforme de l’organisateur et de démontrer qu’il a bien exercé un devoir de vigilance.
(2) Disposez-vous d’un mécanisme de « traçabilité des interventions » ?
Si des contenus relatifs à des jetons ont été diffusés, l’organisateur doit pouvoir identifier précisément leur origine : qui a fourni quelle information, quels propos ont été validés. Pour les interventions libres des orateurs, il est conseillé de faire signer avant l’événement une déclaration de responsabilité ou un avertissement juridique, afin de clarifier que chaque intervenant assume seul la responsabilité de ses propos, évitant ainsi que l’organisateur doive assumer les erreurs d’autrui.
En outre, la diffusion des contenus enregistrés doit être planifiée à l’avance : quels contenus peuvent être publiés publiquement, lesquels doivent rester internes ? Si certains contenus concernent des jetons, il faut évaluer leur impact juridique possible auprès de groupes sensibles (comme les utilisateurs de Chine continentale).
(3) Disposez-vous d’un « plan de gestion post-événement des retombées médiatiques » ?
Les événements Web3 sont souvent très médiatisés et suscitent rapidement des discussions communautaires. Un événement censé être « interne » peut devenir viral à cause d’un seul commentaire d’un influenceur.
Dans ce contexte, l’organisateur doit disposer d’un plan de réponse de base :
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Surveillez-vous activement les contenus diffusés autour de l’événement ?
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En cas de déclarations trompeuses ou à risque, pouvez-vous corriger rapidement ou retirer le contenu ?
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Pouvez-vous communiquer de manière unifiée dans la communauté pour clarifier les limites réglementaires de l’événement ?
Si la diffusion n’est pas maîtrisée, des affirmations erronées comme « l’organisateur a présenté publiquement un projet » ou « promotion de jetons en Chine » peuvent circuler. Même si l’événement était initialement conçu de façon conforme, il peut ainsi être piégé par une « deuxième vague de diffusion ».
Donc, du point de vue réglementaire, la « clôture » en phase de bilan détermine si le cycle de gestion des risques est véritablement achevé.
Résumé de l’avocat Manqin
Organiser un événement Web3 va bien au-delà de la simple planification d’un programme et de l’invitation d’intervenants.
Un événement physique sécurisé ne repose pas sur la chance de « ne rien voir arriver », mais sur l’intégration systématique de la conformité dans chaque étape dès le départ. Plus tôt vous intègrez les aspects réglementaires, plus vous gardez le contrôle, et plus vous pouvez avancer sereinement.
Dans un contexte mondial de resserrement réglementaire, chaque événement physique Web3 constitue un signal envoyé par le projet au monde extérieur. L’organisateur et l’événement lui-même deviennent naturellement des points d’exposition aux risques. Ce que vous percevez comme un simple cocktail ou un meetup peut être interprété par les régulateurs comme du marketing, du financement ou de l’exercice d’activité.
Par conséquent, pour les organisateurs, la meilleure stratégie consiste toujours à « minimiser les risques au moindre coût ».
On peut s’attendre à une diversification croissante des événements Web3, tandis que la construction d’un cadre réglementaire adapté commence déjà.
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