Đối tác a16z: Đừng để doanh nghiệp đi lệch hướng, hãy dùng kế hoạch vận hành để đảm bảo thành công
Tuyển chọn TechFlowTuyển chọn TechFlow
Đối tác a16z: Đừng để doanh nghiệp đi lệch hướng, hãy dùng kế hoạch vận hành để đảm bảo thành công
Kế hoạch vận hành nghe có vẻ không hào nhoáng, nhưng nó là một trong những công cụ nằm trong tầm kiểm soát và có thể khai thác tốt nhất mà bạn có.
Chuyên sâu báo cáo Web3Bài viết: Emily Westerhold, đối tác tại a16z crypto
Biên dịch: Luffy, Foresight News
“Nếu bạn không lên kế hoạch, bạn đang lên kế hoạch để thất bại.” Benjamin Franklin không nói câu này dành riêng cho các nhà sáng lập khởi nghiệp, nhưng nó đặc biệt đúng với họ. Các nhà sáng lập (đặc biệt là trong lĩnh vực tiền mã hóa) phải đối mặt với quá nhiều yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát: biến động thị trường dữ dội, chính sách quản lý thay đổi liên tục và kỳ vọng cao từ bên ngoài.
Chính vì vậy, việc tập trung vào những điều mình có thể kiểm soát trở nên cực kỳ quan trọng – và đây chính là lúc kế hoạch vận hành phát huy tác dụng. Kế hoạch vận hành nghe có vẻ không hấp dẫn, nhưng lại là một trong những công cụ khả thi và dễ kiểm soát nhất mà bạn có, giúp biến tầm nhìn thành động lực tiến lên phía trước mà không làm cạn kiệt ngân sách hay kiệt sức đội ngũ.
Về mặt khái niệm, kế hoạch vận hành rất đơn giản. Nó bao gồm tất cả mọi việc doanh nghiệp đang thực hiện: nhiệm vụ nào? Ai chịu trách nhiệm? Mục tiêu là gì? Tổng chi phí bao nhiêu? Kết quả được đo lường ra sao? Tuy nhiên, các câu trả lời cho những câu hỏi này có thể rất phức tạp, do đó việc sử dụng một kế hoạch để hệ thống hóa chúng là vô cùng thiết yếu.
Dù bạn chưa từng lập kế hoạch vận hành cho doanh nghiệp, chắc chắn bạn đã từng làm điều tương tự trong đời sống cá nhân. Ví dụ, nếu muốn chạy marathon, bạn cần một kế hoạch đào tạo để chuẩn bị trong vài tháng trước ngày thi đấu. Mỗi lần chạy bao xa? Khi nào tăng khoảng cách và tăng bao nhiêu? Chọn tuyến đường nào? Phục hồi nghỉ ngơi thế nào? Nếu bị chấn thương thì sao? Trong thế giới kinh doanh, “ngày thi đấu marathon” của bạn có thể là ra mắt sản phẩm, niêm yết lần đầu (IPO) hoặc mục tiêu lớn khác. Nguyên tắc ở cả hai trường hợp là như nhau.
Nhưng đừng nhầm lẫn giữa kế hoạch vận hành và kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến lược phác thảo bản đồ tổng thể của doanh nghiệp – là tầm nhìn bạn dùng để thuyết phục nhà đầu tư; còn kế hoạch vận hành là kế hoạch hành động cụ thể để hiện thực hóa tầm nhìn đó, biến kế hoạch chiến lược thành các chi tiết thực thi về con người, chi phí và tiến độ thời gian. Để xây dựng một doanh nghiệp khỏe mạnh và năng động, cả hai loại kế hoạch đều cần thiết.
Sau đây, hãy cùng đi sâu vào nội dung mà một kế hoạch vận hành nên bao gồm.
Lập kế hoạch vận hành
Trước tiên, hãy tập trung vào bốn yếu tố cốt lõi của vận hành: con người (ai chịu trách nhiệm?), thời gian (mỗi nhiệm vụ hoàn thành khi nào?), chi phí (ngân sách là bao nhiêu?) và tiêu chí đánh giá (tiến độ được đo lường thế nào?).
Kế hoạch vận hành là một quá trình lặp lại liên tục, do đó bạn không cần quá lo lắng về bản nháp ban đầu. Có rất nhiều phương pháp tốt để tham khảo, nhiều khuôn khổ khác nhau, hoặc có thể thuê các cố vấn tư vấn đắt tiền. Nhưng công việc cốt lõi – làm rõ ai đang làm gì trong công ty – bạn hoàn toàn có thể tự viết ra, và có thể hoàn thiện sau cũng không muộn. Hiện tại, chỉ cần đảm bảo rằng các mục tiêu vận hành trong một khoảng thời gian là rõ ràng và có hệ thống.
Điều quan trọng là kế hoạch của bạn phải bao gồm sự đánh đổi. Doanh nghiệp không thể làm mọi thứ, do đó đánh đổi là cần thiết. Hơn nữa, những sự đánh đổi này nên là khó khăn, buộc nhóm lãnh đạo phải thảo luận kỹ lưỡng về ưu tiên và phi-ưu tiên. Dù doanh nghiệp có thành công đến đâu, đánh đổi vẫn sẽ là chủ đề vĩnh cửu – và chính sự ràng buộc lại thúc đẩy những quyết định thông minh hơn.
Ba sai lầm phổ biến
Khi lập kế hoạch vận hành, có ba sai lầm phổ biến cần lưu ý.
1. Đừng quá lạc quan về tiến độ thời gian và kết quả kỳ vọng. Thông tin luôn thay đổi, do đó kế hoạch của bạn cần linh hoạt và thích nghi. Hãy cảnh giác với các mối phụ thuộc: ví dụ “chúng ta phải ra mắt sản phẩm A trước rồi mới ra mắt sản phẩm B”, “phải tuyển hai kỹ sư mới phát triển được tính năng mới đó”, “chỉ cần tuyển một nhân viên marketing thì doanh thu sẽ tăng lên bấy nhiêu”.
Có thể rất hấp dẫn khi đưa các yếu tố này vào kế hoạch vận hành, nhưng nếu không đạt được các mốc then chốt, các mối phụ thuộc sẽ gây ra vấn đề. Nếu việc tuyển hai kỹ sư mất rất lâu, có thể ảnh hưởng đến hạn chót phát triển tính năng mới. Vì vậy, kế hoạch có thể lạc quan, nhưng cũng phải thực tế. Hãy để lại khoảng trống để điều chỉnh hướng đi khi tình hình thay đổi, đồng thời đừng quên điều chỉnh các mốc thời gian tiếp theo cho phù hợp.
2. Đừng cố làm quá nhiều việc cùng lúc. Các nhà sáng lập thường có rất nhiều ý tưởng về kinh doanh, nhưng thời gian và nguồn lực là hữu hạn. Việc theo đuổi tất cả các ý tưởng cùng lúc sẽ làm tăng tốc độ tiêu tốn vốn và phân tán năng lượng của đội ngũ.
Thay vào đó, hãy sắp xếp thứ tự các hoạt động một cách chiến lược. Nghĩa là cân nhắc xem các cơ hội và năng lực khác nhau có thể tạo điều kiện cho nhau như thế nào. Có thể ra mắt một sản phẩm nào đó sẽ mang lại người dùng mới, từ đó mở ra cơ hội tận dụng nhóm người dùng này; hoặc đầu tư vào một công nghệ nào đó có thể mở ra nguồn doanh thu mới. Hãy suy nghĩ về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động của doanh nghiệp, và phân bổ thời gian, nguồn lực tương ứng.
Tất nhiên, thực tế thường phức tạp hơn kế hoạch. Là một nhà sáng lập, bạn hiểu rõ nhất chuỗi cơ hội liên quan đến sản phẩm. Bạn dễ có xu hướng nắm bắt nhiều cơ hội cùng lúc, phần vì bạn nhìn thấy thị trường tiềm năng khổng lồ đằng sau mỗi cơ hội, phần vì hiệu suất sản phẩm cốt lõi có thể chưa đạt kỳ vọng hoặc tiến triển chậm, khiến bạn muốn mở ra nhiều con đường thành công cho bản thân. Nhưng thực tế khắc nghiệt là các đội nhỏ thường chỉ có thể làm xuất sắc một việc duy nhất. Việc phân tâm có vẻ hấp dẫn, nhưng thường dẫn đến việc các việc quan trọng nhất lại được thực hiện kém.
Để đánh giá mức độ tập trung của doanh nghiệp, hãy tự hỏi hai câu hỏi: Mục tiêu hàng đầu hiện tại của doanh nghiệp là gì? Nhân viên dành phần lớn thời gian vào việc gì? Nếu câu trả lời không nhất quán, có thể đã tồn tại vấn đề.
3. Doanh nghiệp cần các chỉ số đo lường thành công. Ngay cả khi kế hoạch vận hành của bạn tuyệt vời đến đâu, nếu không theo dõi được tình trạng vận hành, toàn bộ kế hoạch có thể trở thành lời nói suông. Vì sao? Bởi nếu bạn không biết cách đo lường thành công, bạn cũng không thể đo lường (thậm chí nhận ra) thất bại, nghĩa là bạn sẽ khó lòng ứng phó với thách thức và thất bại. Chỉ số đo lường không cần phức tạp, thậm chí chỉ cần đèn báo trạng thái đỏ / vàng / xanh cũng đã hiệu quả, nhưng bạn phải có chỉ số đo lường.
Hãy nhớ: Những gì bạn khuyến khích sẽ định hướng hành vi con người. Hãy cân nhắc kỹ xem các chỉ số đo lường của bạn có thực sự mang lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp hay không. Một ví dụ đơn giản: bạn nên gắn phần thưởng với kết quả mà người đó tạo ra, chứ không chỉ dựa trên số giờ họ làm việc.
Một số điểm quan trọng về ngân sách
Ngân sách là thành phần then chốt của mọi kế hoạch vận hành. Kế hoạch vận hành phải trả lời được câu hỏi: “Tất cả những điều này tốn bao nhiêu?” Do đó, các nhà sáng lập đều nên nắm một vài kỹ thuật lập ngân sách.
Phần lớn chi phí của hầu hết doanh nghiệp đều dành cho nhân sự. Không phải lúc nào cũng vậy, nhưng đây là một nguyên tắc hữu ích, đặc biệt vì các nhà sáng lập đôi khi đánh giá thấp tổng chi phí khi thêm nhân sự mới. Không chỉ tính lương, phúc lợi và thuế thu nhập, mà còn phải tính cả phần cứng, phần mềm, giấy phép, chi phí đi lại và mọi thứ khác mà nhân viên cần. Nhiều khoản chi phí trực tiếp liên quan đến số lượng nhân viên, do đó khi lập ngân sách, hãy mô hình hóa dựa trên điều này.
Liên quan đến điểm này, đừng quên lập kế hoạch cổ phần như lập kế hoạch tiền mặt. Quản lý cổ phần có thể là chủ đề cho một bài viết riêng, nhưng khi lập kế hoạch tuyển dụng, bạn cũng cần lập ngân sách cho lượng cổ phần dự kiến trao cho nhân sự. Nếu dự án của bạn phát hành token cho nhân viên, nguyên tắc tương tự cũng áp dụng. Tóm lại, việc sở hữu một triết lý thù lao toàn diện và rõ ràng là cực kỳ quan trọng. Những sai lầm ở giai đoạn đầu thường có xu hướng nhân lên theo thời gian.
Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi để hiểu được mức độ linh hoạt của ngân sách. Bạn cần biết phần nào trong ngân sách có thể điều chỉnh, phần nào thì không. Giả sử tuần tới bạn phải cắt giảm 30% chi phí, bạn có biết bắt đầu từ đâu không? Hoặc giả sử công ty đang tăng trưởng và bạn muốn tăng đầu tư, bạn có biết nên tăng ở đâu là hợp lý không? Với các startup, điều này có thể khó vì biến số ít. Nhưng bạn càng hiểu rõ các yếu tố điều chỉnh ngân sách này, bạn càng đưa ra quyết định thuận lợi hơn.
Gợi ý thêm: Cố gắng thương lượng với nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ, tránh ký hợp đồng dài hạn để giữ tính linh hoạt.
Kế hoạch kịch bản là người bạn đồng hành của bạn. Mọi ngân sách bạn lập đều có thể sai lệch – chỉ khác ở mức độ sai. Ngay cả các doanh nghiệp trưởng thành cũng vậy, vì có quá nhiều yếu tố nằm ngoài phạm vi ngân sách. Do đó, đừng quá tập trung vào một kịch bản lý tưởng duy nhất về tương lai doanh nghiệp, mà hãy áp dụng kế hoạch kịch bản – chấp nhận các khả năng tương lai khác nhau và gán xác suất và khoảng tin cậy tương ứng cho từng kịch bản. Yếu tố nào có thể khiến bạn bất ngờ? Thay đổi nào có thể phá vỡ mô hình hiện tại của công ty? Ví dụ, trong bối cảnh bất định về quản lý, các kết quả quản lý khác nhau sẽ khiến doanh nghiệp trông như thế nào? Hãy coi ngân sách như một công cụ học hỏi và lập kế hoạch để thảo luận và làm rõ các cơ hội và bất định.
Dự trữ tiền mặt phải đủ duy trì hoạt động ít nhất 6 tháng. Các nhà sáng lập thường bị bất ngờ bởi vấn đề đốt tiền. Giả sử công ty bạn có dự trữ vốn đủ dùng trong 2 năm, nhưng lại không có kế hoạch vận hành để định hướng. Có thể đến cuối năm, bạn mới nhận ra đã tuyển thêm 5 người và tiến độ sản phẩm chậm 6 tháng. Bỗng nhiên, vốn của bạn chỉ còn đủ duy trì 6 tháng hoạt động. Trừ khi bạn theo dõi sát sao tốc độ đốt tiền, nếu không bạn sẽ phải dồn toàn bộ精力 vào gây quỹ hoặc cắt giảm chi phí. Ngay cả khi bạn gây quỹ thành công, quá trình hoàn tất có thể kéo dài hơn dự kiến và phát sinh chi phí pháp lý. Chưa kể, càng gần cạn tiền, bạn càng ít lợi thế đàm phán.
Chìa khóa để tránh khủng hoảng dòng tiền là kiểm soát ngân sách. Là nhà sáng lập, đừng né tránh trách nhiệm này. Dù bạn có thể giao việc thực tế cho các thành viên khác trong nhóm, bạn vẫn nên trao đổi hàng tháng để so sánh mức tiêu tiền dự kiến và thực tế trong tháng đó. Có sự chênh lệch đáng kể nào giữa thực tế và dự kiến? Nếu có, cần cải thiện hoặc điều chỉnh gì? Liệu bạn đã tính toán sai về chi phí? Hay đây chỉ là vấn đề tạm thời?
Một công cụ hữu ích cho các nhà sáng lập là “lập ngân sách gốc zero”. Hiện nay, nhiều công ty lập ngân sách năm sau bằng cách tăng/giảm 10% so với ngân sách hiện tại. Mặc dù phương pháp này đơn giản hơn một số cách khác, nhưng nó không khuyến khích suy nghĩ sâu sắc về nhu cầu thực tế hiện tại của doanh nghiệp. Lập ngân sách gốc zero yêu cầu bạn bắt đầu từ con số 0, xem xét cẩn thận chi tiêu thực tế của công ty trong năm tới. Lợi ích là bạn phải đưa ra lý do hợp lý cho từng khoản chi, chứ không đơn giản là kế thừa ngân sách năm trước. Điều này giúp bạn phân bổ ngân sách chính xác vào những nơi doanh nghiệp thực sự cần.
Về quản lý vốn, đặc biệt với các nhà sáng lập trong lĩnh vực tiền mã hóa: Việc xây dựng một chính sách đầu tư để định hướng quản lý vốn là rất quan trọng. Mặc dù mức chịu rủi ro thường phụ thuộc vào tình trạng dự trữ vốn, nhưng luôn nhớ rằng ưu tiên hàng đầu là bảo toàn vốn.
Doanh nghiệp của bạn đang ở chế độ vận hành nào?
Không có khung mẫu tuyệt đối đúng hay tối ưu để lập kế hoạch vận hành. Dù chọn khung nào, miễn là nó giúp bạn giải quyết các câu hỏi cốt lõi của kế hoạch: ai đang làm gì, khi nào hoàn thành, chi phí bao nhiêu, đo lường thế nào.
Tuy nhiên, trước khi chọn khung, bạn nên xác định mình đang ở chế độ vận hành nào, vì chế độ này sẽ quyết định các ưu tiên của bạn. Có thể xác định qua một loạt câu hỏi:
1. Doanh nghiệp của bạn có cần gây quỹ thêm không?
Câu trả lời rất có thể là “có”, vì đa số công ty khởi nghiệp sớm nhận vốn đầu tư mạo hiểm đều gây quỹ thêm, tuy nhiên cũng có ngoại lệ. Nếu doanh nghiệp đã có lợi nhuận, rất tốt. Bạn vẫn cần kế hoạch vận hành, nhưng vốn có thể không còn là yếu tố ràng buộc chính. Nếu chưa có lợi nhuận, hãy tiếp tục với các câu hỏi bên dưới.
2. Dự trữ vốn của bạn có đủ duy trì hơn 12 tháng không?
Tư duy cốt lõi là: nếu vốn đủ duy trì hơn 12 tháng, kế hoạch năm nay có thể không bao gồm gây quỹ. Có thể ưu tiên của bạn là phát triển sản phẩm hoặc xây dựng đội ngũ. Nhưng nếu vốn dưới 12 tháng, kế hoạch vận hành nên bao gồm gây quỹ, cắt giảm chi phí, tìm kiếm đối tác chiến lược và cơ hội đầu tư, hoặc tất cả những điều trên. Bạn cũng có thể cần nghiêm túc rà soát chi tiêu để tìm cách cải thiện.
3. Nếu cần gây quỹ, bạn cần đạt được những mục tiêu gì?
Bạn phải xác định rõ những mốc then chốt nào cần đạt được để thuyết phục nhà đầu tư tham gia vòng gọi vốn tiếp theo. Các mốc then chốt phù hợp phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp và vòng gọi vốn bạn muốn thực hiện, do đó tốt nhất là thảo luận với các nhà đầu tư của bạn. Ví dụ, bạn có thể nghĩ rằng ra mắt một sản phẩm sẽ giúp huy động thêm vốn, nhưng nhà đầu tư có thể muốn thấy trước sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường.
Tiếp theo, hãy suy nghĩ về các nguồn lực cần thiết để đạt được các mốc này. Xem cần tuyển dụng những ai, cần thực hiện những bước nào khác, và bạn nghĩ cần bao lâu. Liệt kê các chi phí này vào bảng tính, số tiền trong tài khoản ngân hàng của bạn có đủ để đáp ứng không? Nếu không, hãy xem có thể điều chỉnh các biến số nào để cân bằng thu chi. Việc thay đổi thứ tự hoạt động có giúp gì không? Hay thay đổi các ưu tiên hiện tại của doanh nghiệp?
Sau khi xác định nguồn lực, hãy tính xem với việc tuyển dụng hoặc đầu tư các nguồn lực này, vốn dự trữ của bạn sẽ duy trì được bao lâu. Sau đó tự hỏi: với tình trạng tiền mặt hiện tại, liệu mức dự trữ này có đủ không? Nếu đủ, bạn đã có nền tảng vững chắc để lập kế hoạch vận hành. Nếu không đủ, bạn cần xem xét lại việc tuyển dụng, đầu tư hoặc các lĩnh vực trọng tâm, và điều chỉnh, lặp lại kế hoạch.
Cuối cùng, hãy xây dựng một số chỉ số để theo dõi kế hoạch vận hành, nhằm hiểu rõ kế hoạch có hiệu quả hay không. Quan trọng là việc theo dõi cần có chu kỳ cố định, đảm bảo được thực hiện định kỳ.
Mẫu mục tiêu vận hành
Bảng biểu dưới đây có thể giúp bạn phác thảo sơ bộ các mục tiêu vận hành. Một cách tiếp cận là xác định mục tiêu năm trước, sau đó đảo ngược để xác định nhiệm vụ cần hoàn thành từng quý, từng bộ phận, thậm chí từng cá nhân. Điều then chốt là viết ra ý tưởng, bởi nếu cố gắng ghi nhớ toàn bộ kế hoạch vận hành trong đầu, bạn rất dễ bỏ sót điều gì đó.
Dưới đây là một ví dụ đơn giản về hệ thống đo lường tiến độ mục tiêu. Với các chỉ báo đỏ / vàng / xanh, bạn có thể báo cáo ngắn gọn trong cuộc họp hàng tuần của nhóm lãnh đạo về các mục tiêu đang tiến triển tốt và các mục tiêu đáng lo ngại. Trong ví dụ này, bạn có thể nói rằng phần sản phẩm ổn, phần marketing có chút vấn đề nhỏ nhưng không cần lo, còn phần kỹ thuật đang gặp vấn đề nghiêm trọng, cần thảo luận nhóm để giải quyết. Rõ ràng, hệ thống này không phức tạp – và chính điều đó là then chốt: tìm ra phương pháp vừa theo dõi được kế hoạch vận hành, vừa đảm bảo trách nhiệm.
Lập kế hoạch vận hành doanh nghiệp là điều cực kỳ quan trọng, nhưng không cần quá căng thẳng. Hãy chú trọng vào bản chất hơn hình thức, đảm bảo trả lời được những câu hỏi đơn giản như ai đang làm gì, khi nào hoàn thành, chi phí bao nhiêu, đo lường thế nào. Một khi làm được điều này, bạn đã có cơ sở để đánh giá hiệu suất bản thân, và luôn nắm rõ tiến độ doanh nghiệp có đang đi đúng kế hoạch hay không.
Chào mừng tham gia cộng đồng chính thức TechFlow
Nhóm Telegram:https://t.me/TechFlowDaily
Tài khoản Twitter chính thức:https://x.com/TechFlowPost
Tài khoản Twitter tiếng Anh:https://x.com/BlockFlow_News
a16z
